Saltar al contenido

Carta formal: Características y cómo hacerla

Carta formal: Características y cómo hacerla

La carta es una de las formas de comunicación que lleva bastante tiempo entre nosotros. Prácticamente todo el mundo puede acceder a escribir una y poder decir algo a quien desee. Sin embargo, su uso tradicional ha ido en descenso con la llegada de las herramientas tecnológicas, y ahora es el uso del correo electrónico quien domina. No obstante, la base es la misma y aprender a redactar una carta formal en papel o frente a una computadora siempre será necesario, por ello, es importante saber cómo podemos redactarla correctamente.

¿Qué es una carta formal?

Una carta formal es un medio de comunicación que es escrito con un lenguaje formal, es decir, no usa jerga o palabras altisonantes. Si bien no debe llegar a ser técnico, debe ser especifico y concreto.

Comúnmente es destinada para alguien que no se conoce o que tiene una jerarquía más alta a quien la redacta. Por lo anterior, se suele utilizar para fines oficiales.

¿Para qué sirve una carta formal?

La carta formal es una forma rápida y correcta de comunicarse habitualmente con una institución o persona que no se conoce, esto con la finalidad de expresar un interés, descontento, sugerencia, etcétera.

Cabe señalar que la intención de la carta debe ser neutro, evitando expresar opiniones o sentimientos de forma arrebatada. Así pues, si estamos mandando una carta formal de queja a una tienda, nunca deberemos usar groserías o tonos que puedan interpretarse como insultantes.

La carta formal puede utilizar en los siguientes casos:

  • Carta de pedidos.
  • Carta de negocios.
  • Carta de quejas.
  • Carta de renuncia.
  • Carta de despido.
  • Carta de embargo.
  • Carta de negocio.
  • Carta de recibo.
  • Carta de autorización.

Existe muchas más circunstancias en donde se puede utilizar este tipo de escrito.

¿Qué contiene una carta formal?

Encabezado

Es lo que va en la parte superior de la carta, de lado derecho. Se coloca el lugar y la fecha en donde es redactada la carta.

Ejemplo: Ciudad de México, martes 27 de julio de 2021.

Destinatario

Esto se refiere a quien va dirigida la carta. Siempre se deben saber el nombre y al menos un apellido. Se debe ocupar el cargo o el grado académico.

Ejemplo:  Lic. Gerardo Sánchez Zavala – Director creativo

Saludo

Se inicia la comunicación con un saludo cordial y respetuoso, como estimado, distinguido, honorable, etcétera.

Ejemplo: Estimado, Lic. Gerardo Sánchez Zavala

Introducción o Asunto

Se debe decir de forma concreta cuál es el motivo de la carta. Será lo que el destinatario vea primero y s no eres especifico, puede descartar la carta.

La extensión recomendada es de 2 a 3 líneas solamente.

Ejemplo: “A través de esta carta quiero informar sobre mi renuncia a la empresa por motivos de fuerza mayor”.

Cuerpo

Aquí se elabora la idea que se planteó en la introducción, así pues, debe ser clara y mantenerse dentro del asunto. Usar siempre lenguaje formal y no hacerlo muy extenso, ya que los destinatarios no siempre tienen mucho tiempo.

Ejemplo: “Debido al cambio de domicilio por motivos de salud, me veo en la necesidad de renunciar a la empresa. Durante los 5 años que laboré con ustedes tuve un crecimiento fuerte y constante, pero las actuales circunstancias me hacen tomar esta decisión.”

Despedida

Es la forma en que terminas la carta formal, usando frases ya elaboradas o alguna que creas conveniente y se apegue al tono ya utilizado en el asunto y cuerpo. Se debe poner el nombre del remitente, es decir, de quien envía la carta.

Ejemplo: Me despido y siempre con la disposición de ayudar en lo que necesiten.

Saludos cordiales.

Gerardo Sánchez Zavala.

Firma

Ninguna carta formal puede tener validez si no cuenta con una firma hecha con puño y letra de manera electrónica.

Características de una carta formal

La carta formal debe seguir una serie de pautas para poder ser hecha de manera correcta y sea correctamente recibida por el destinatario. Revisa lo siguiente:

  • Se pueden usar frases ya construidos y hasta trilladas, pero que sirven para la ocasión y la intención de ser formal. Nunca tratar de ser demasiado formal, ya que puede caer en la incomprensión.
  • Sé concreto y no te salgas del tema. La carta formal no es para platicar o para contar un suceso de forma casual, es para informar de algo especifico.
  • Siempre redacta con respeto, nunca te dejes llevar por las emociones, buenas o malas. En caso de hacer esto, el destinatario puede no tomar en cuenta tu carta.
  • Las faltas de ortografía son inaceptables. Revisa tu carta varias veces antes de imprimirla o sellarla, ya que una mala redacción le quita relevancia a tu asunto.
  • Si es posible, usa una hoja membretada. Además, nunca pero nunca mandes una carta formal en papel manchado, roto, arrugado, etcétera.
  • Siempre incluye tus datos de contacto.

Ejemplo de una carta formal

Puedes revisar este ejemplo y guiarte para hacer la tuya.